5.

Buchungen
5.1. Allgemeines
5.1.1. Buchungsmaske - Erfassungskopf
5.1.2. Buchungsmaske - Eingabebereich
5.1.3. Buchungsmaske - Informationsbereich
5.2. Bank / Kasse buchen
5.3. Belege buchen
5.3.1. Beispiele für die Belegerfassung
5.4. Splittbuchungen
5.5. Buchungsimport aus der Vereinsverwaltung
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5. Buchungen

 

5.1. Allgemeines

Die Erfassungsmaske wurde von „Vereinspraktiker für Vereinspraktiker“ so konzipiert, dass durch eine einfache und schnelle Eingabe alle Geschäftsvorfälle eines Vereins abgebildet werden können.

Besondere Bedeutung kommen dabei den Buchungstexten zu (s. Kapitel Buchungstexte). Mit ihrer Hilfe, kann eine Buchhaltung ganz ohne Eingabe von Konten erstellt werden.

Die Erfassungsmaske gliedert sich in drei Bereiche:

 

5.1.1. Buchungsmaske - Erfassungskopf

In der oberen Zeile wird festgelegt, für welchen Zeitraum (Periode, Buchungsdatum) Buchungen erfasst werden sollen und wie die Sitzung benannt werden soll. Bildlich gesehen, kann man sich diese Informationen vorstellen wie ein „Ablagekasten“, in den die Buchungsbelege gesammelt bzw. abgelegt werden.

  • Periode Hier wählen Sie die Periode aus, für welche die Geschäftsvorfälle erfasst werden sollen. Die Periode kann zur Selektion für viele Auswertungen verwendet werden
  • Benutzer Hier ist die Kennung des angemeldeten Benutzers voreingestellt. Der Benutzer kann nicht geändert werden
  • Sitzung Hier wird der Name der Sitzung eingegeben. So können alle Geschäftsvorfälle einer Sitzung übersichtlich zusammengefasst werden. Beispiele für eine Sitzung könnten z.B. sein „Eingangsrechnungen“, „Bank“ oder „Kasse“. In einer Sitzung „Bank“ könnten dann alle Buchungen der Periode (Monat) - also die Bankauszüge der Bankverbindung – erfasst werden.
  • Buchungsdatum Alle Geschäftsvorfälle der gewählten Sitzung werden zu dem hier eingetragenen Datum gebucht. Das Buchungsdatum dient auch der Überprüfung des Belegdatums (s.u.) So darf das Belegdatum nicht in der Zukunft liegen, also größer sein, als das Buchungsdatum.

 

5.1.2. Buchungsmaske - Eingabebereich

Der Eingabebereich dient der Erfassung der Geschäftsvorfälle. Eine Buchung besteht aus mehreren Pflichtangaben wie z.B. Konto, Gegenkonto, Belegnummer, Belegdatum, Betrag, Buchungstext.

Die Erfassungsmaske Ihrer DFBnet Finanz ist so aufgebaut, dass diese Informationen logisch aufeinander aufbauend angefragt werden. Einzelheiten dazu finden Sie in den Abschnitten „Bank/Kasse buchen“ bzw. „Belege buchen“.

 

5.1.3. Buchungsmaske - Informationsbereich

Im Informationsbereich werden die bereits in dieser Sitzung erfassten Buchungen angezeigt. Von dort aus können die Buchungen jederzeit nachbearbeitet, storniert oder auch gelöscht werden. Aufgrund einer integrierten, automatischen Stornofunktion, werden die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GOB) jederzeit gewahrt.

 

5.2. Bank / Kasse buchen

Für die Erfassung von Bank- und Kasse-Belegen wurde eine spezielle Erfassungsmaske entworfen, um Ihnen die Eingabe so einfach wie möglich zu machen. Am Beispiel „Bank buchen“ wird die Vorgehensweise erklärt:

  • Bank Hier geben Sie den Kurznamen der Bank ein, für die Sie Bankbelege buchen möchten. Den Kurznamen haben Sie definiert im Feld „Bank-Suchfeld“ während der Programmeinrichtung im „Einrichtungsassistent“ oder unter „Stamm > Hausbanken“. Alternativ könne Sie auch die Kontonummer des Sachkontos dieser Bank eintragen. Diese Fibu-Kontonummer wird definiert in Feld „Sachkonto in Fibu“.
  • Beleg-Datum Hier geben Sie das Belegdatum des Geschäftsvorfalls ein. Wenn Sie z.B. Bankauszüge erfassen, kann dies das Datum des Bankauszugs sein.
  • Beleg-Nr. Hier geben Sie die Belegnummer des Geschäftsvorfalls ein. Wenn Sie z.B. Bankauszüge erfassen, kann dies die Nummer des Bankauszugs sein.
  • Splittsumme Soll eine Buchung auf mehrere Konten verteilt werden (Splittbuchung) geben Sie hier bitte den Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls an. Das Programm erkennt dann automatisch, dass eine Aufteilung erfolgen soll (Einzelheiten dazu im Abschnitt „Belege erfassen“).
  • Buchtext Zu jeder Buchung muss ein Buchungstext eingegeben werden. Wie schon in Abschnitt 3 (Buchungstexte) beschrieben, kommt diesem eine besondere Bedeutung zu. Wählen Sie hier einen Buchungstext (Kürzel) aus, dem ein Konto und/oder Betrag hinterlegt wurde, werden diese Informationen jetzt in die Erfassungsmaske eingetragen. Der Buchungstext kann zusätzlich um weitere Informationen ergänzt werden. Soll z.B. der Buchungstext „Abgaben Fachverbände“, Kürzel „abgfv“ um ein Datum erweitert werden, könne Sie dies durch das „#“ Zeichen erreichen. Geben Sie also „abgfv#02/09“ ein wird das Kürzel durch „Abgaben Fachverbände 02/09“ ersetzt; gleichzeitig wird das Feld „Konto“ mit 2752 vorbelegt und der Cursor in das Feld „Ausgabe“ gestellt.
  • Konto Hier wird das Konto (Sach- oder Personenkonto) welches zusammen mit der Bank gebucht werden soll eingetragen. Je nach gewähltem Konto wird der Cursor dann im Feld „Einnahme“ oder „Ausgabe“ erscheinen. Das Programm entscheidet automatisch ob eine „Soll“ oder „Haben“ Buchung für die Bank erstellt werden soll.
  • Einnahme Sofern auf der Bank eine Zahlung eingegangen ist, wird der Berag in diesem Feld erfasst.
  • Ausgabe Sofern auf der Bank eine Zahlung veranlasst wurde, wird der Berag in diesem Feld erfasst.
  • SC Hier wird ggf. der Steuercode (SC) für Buchungen mit Umsatzsteuer eingetragen. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn Ihr Verein nicht unter die „Kleinunternehmerregelung“ fällt. In der Regel sollte die Umsatzsteuerfunktion eines Kontos (z.B. 5623 Laufende Kfz-Betriebskosten) direkt beim Konto hinterlegt werden, damit diese beim Buchen nicht vergessen werden kann. Wenn Sie mit dem Cursor OHNE Klick auf den Feldtitel „SC“ gehen, erscheint in einen extra Fenster die Information zur Umsatzsteuer (Steuersatz und Betrag).
  • St.-Bereiche Steuerliche Bereiche: In diesem Feld sind üblicherweise keine Eingaben notwendig bzw. zugelassen, da allen Konten die verbindlichen, steuerlichen Bereiche (Geschäftsbetrieb, Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung und Zweckbetrieb) bereits zugeordnet sind.
  • Abteilung Sofern Sie im Einrichtungsassistenten festgelegt haben, dass Sie mit Abteilungen buchen wollen, können Sie hier die Abteilung, der dieser Geschäftsvorfall zugeordnet werden soll, hinterlegen. Die Eingabe einer Abteilung wird nur in Verbindung mit einem Fibu-Sachkonto von Kontotyp „GuV-Konto“ zugelassen.
  • Veranstaltung Sofern Sie im Einrichtungsassistenten festgelegt haben, dass Sie mit Veranstaltungen buchen wollen, können Sie hier die Veranstaltung, der dieser Geschäftsvorfall zugeordnet werden soll, hinterlegen. Die Eingabe einer Veranstaltung wird nur in Verbindung mit einem Fibu-Sachkonto von Kontotyp „GuV-Konto“ zugelassen.

 

5.3. Belege buchen

Die Erfassungsmaske Belege buchen dient der Erfassung aller vorkommenden Geschäftsvorfälle Ihres Vereins. Insbesondere Buchungen, die nicht direkt Bank oder Kasse betreffen, z.B. Um- und Abschlussbuchungen, Buchen mit Offenen-Posten (z.B. Eingangsrechnungen von Lieferanten etc.) können hier sehr komfortabel erfasst werden.

Der Aufbau der Maske entspricht weitestgehend der Oben beschriebenen Erfassungsmasken Bank/Kasse buchen. Es gibt jedoch einige wichtig Unterschiede, die im Folgenden beschrieben werden.

Während bei der Erfassung von Bank- oder Kasse-Belegen, die Eingabe z.B. des Banknamens ausreicht und DFBnet Finanz die Fibu-Sachkonten aus dem Bankenstamm automatisch ermittelt, wird im Bereich Belege buchen tatsächlich mit zwei Konten gebucht.

Nach dem Öffnen der Erfassungsmaske steht in der ersten Zeile des Eingabebereichs das Feld mit der Bezeichnung Konto Soll, das zugehörige Konto Haben wird in der zweiten Zeile eingetragen. Bei der Eingabe Ihrer Geschäftsvorfälle sind einige Punkte zu beachten:

  1. Wenn mit Personenkonten (Mitglied, Debitor, Kreditor) gebucht wird, muss das Personenkonto in der ersten Zeile des Eingabebereiches erfasst werden. Das hängt damit zusammen, dass DFBnet Finanz über eine komfortable Möglichkeit verfügt, eine Buchung auf mehrere Sachkonten aufzuteilen. Diese sogenannte Splittbuchung wird durch Eingaben in der zweiten Erfassungszeile erreicht (siehe Abschnitt 'Splittbuchen').
  2. Aus zuvor genannten Gründen kann es notwendig sein, dass für die Erfassung von Eingangsrechnungen (z.B. Lieferanten) der Kreditor in der ersten Zeile eingetragen werden muss. Da bei Eingangsrechnungen der Kreditor aber auf der Haben-Seite gebucht wird, kann durch einen Klick auf die Überschrift eines Kontofeldes (z.B. „Konto Soll“) die Überschrift und damit das Konto getauscht werden.

Die übrigen Felder und Feldfunktionen entsprechen der Beschreibung aus Abschnitt 4.2, Bank/Kasse buchen.

 

5.3.1. Beispiele für die Belegerfassung

1. Ausgangsrechnungen (z.B. Verkauf von Fanartikeln an ein Mitglied)
Zur Erfassung von Ausgangsrechnungen muss die Überschrift des Kontos aus der ersten Erfassungszeile „Konto Soll“ lauten, ggf. klicken Sie einmal auf die Überschrift dieses Feldes. Jetzt kann im Feld „Konto Soll“ der Debitor ausgewählt werden. Dies kann durch Eingabe der Personenkonten-Nummer oder der Bezeichnung (Name) erfolgen. In der zweiten Erfassungszeile muss im Feld „Buchtext“ ein beschreibender Text eingetragen werden und im Feld „Konto Haben“ jetzt das Verkaufskonto (z.B. 8004 Erlöse Handelswaren). Anschließend steht der Cursor im Feld „Betrag“. Hier wird jetzt der Betrag gemäß der Rechnung eingetragen. Sofern Ihr Verein nicht der Kleinunternehmerregelung (vgl. Kapitel 2.4) unterliegt, können Sie im Feld „SC“ (Steuercode) noch angeben, ob und ggf. mit welchem Steuersatz (Regelsteuersatz 19%, ermäßigter Steuersatz 7%) gebucht werden soll. Ein Klick auf den Button „Buchen“ schließt Ihre Eingabe ab, und verarbeitet den Geschäftsvorfall.

 

2. Eingangsrechnungen (z.B. Betriebskosten für Sportgeräte)
Zur Erfassung von Eingangsrechnungen muss die Überschrift des Kontos aus der ersten Erfassungszeile „Konto Haben“ lauten, ggf. klicken Sie einmal auf die Überschrift dieses Feldes. Jetzt kann im Feld „Konto Haben“ der Kreditor ausgewählt werden. Dies kann durch Eingabe der Personenkonten-Nummer oder der Bezeichnung (Name) erfolgen. In der zweiten Erfassungszeile muss im Feld „Buchtext“ ein beschreibender Text eingetragen werden und im Feld „Konto Soll“ jetzt das Kostenkonto (z.B. 5640 Betriebskosten Sportgeräte). Anschließend steht der Cursor im Feld „Betrag“. Hier wird jetzt der Betrag gemäß der Rechnung eingetragen. Sofern Ihr Verein nicht der Kleinunternehmerregelung (vgl. Kapitel 2.4) unterliegt, können Sie im Feld „SC“ (Steuercode) noch angeben, ob und ggf. mit welchem Steuersatz (Regelsteuersatz 19%, ermäßigter Steuersatz 7%) gebucht werden soll. Ein Klick auf den Button „Buchen“ schließt Ihre Eingabe ab, und verarbeitet den Geschäftsvorfall.

 

 

5.4. Splittbuchungen

Unter einer Splittbuchung versteht man das Aufteilen einer Buchung auf mehrere Konten und/oder Abteilungen/Veranstaltungen. Dies kann z.B. notwendig werden, wenn auf einer Rechnung mehrere Positionen enthalten sind, die auf unterschiedliche Konten verteilt werden sollen. Eine Splittbuchung kann auch dann erstellt werden, wenn z.B. der Rechnungsbetrag auf verschiedene Abteilungen und/oder Veranstaltungen aufgeteilt werden muss.

Grundsätzlich unterscheidet sich eine Splittbuchung nicht von einer normalen Buchung. Es wird lediglich in der ersten Erfassungszeile im Feld „Splittsumme“ der Gesamtbetrag der Buchung eingetragen. Dadurch erkennt jetzt DFBnet Finanz, welcher Betrag insgesamt gebucht werden soll und schlägt solange in der zweiten Erfassungszeile den Restbetrag vor, bis alles verteilt ist.

 

Ein Beispiel soll die vorgehensweise verdeutlichen:
Es liegt eine Rechnung über 166,50€ von einem Großmarkt vor. Eingekauft wurden Büroartikel (8310) für netto 50,00€ (inkl. Vorsteuer 19% 59,50€) und Getränke (8334) für netto 100,00€ (inkl. Vorsteuer 7% 107,00€).
Die Rechnung wurde an der Kasse direkt mit EC-Karte bezahlt und wird gebucht, sobald der Betrag aus dem Kontoauszug der Bank erscheint (Bank buchen)
Die Erfassung wird (für unser Beispiel) unter „Bank buchen“ durchgeführt und beginnt damit, dass die Hausbank ausgewählt wird. Nachdem Sie das Belegdatum und die Belegnummer eingetragen haben, erfolgt im Feld „Splittsumme“ der Eintrag des gesamten Rechnungsbetrags hier 166,50€.
Jetzt beginnt die eigentliche Aufteilung in der zweiten Erfassungszeile.
Zunächst wird der Einkauf der Büroartikel erfasst. Dazu geben Sie einen entsprechenden Text im Feld „Buchtext“ ein und gelangen dann in das Feld „Konto“. Hier können Sie z.B. das Sachkonto über die Bezeichnung suchen. Dazu geben Sie *büro* ein. DFBnet Finanz zeigt Ihnen jetzt alle Konten, deren Bezeichnung den Text „büro“ enthält.
Wählen Sie jetzt das gewünschte Konto (hier 8310) durch Klick in der Liste aus. Danach steht der Cursor im Feld „Ausgabe“. Hier geben Sie jetzt den Teil-Rechnungsbetrag über 59,50€ ein.
Danach wird dieser Vorgang abgeschlossen durch Klick auf den Button „Buchen“. Jetzt wird dieser Teilvorgang gebucht und der Cursor steht in Feld „Buchtext“ zur Erfassung nächsten Teilbuchung. Die gelbe Einfärbung im Informationsbereich zeigt an, dass hier eine - noch unvollständige - Splittbuchung vorliegt.
Jetzt wird der zweite Teil der Splittbuchung erfasst. Wie oben beschrieben füllen Sie „Buchtext“ und „Konto“ entsprechend aus. Im Feld „Ausgabe“ wird bereits der noch nicht aufgeteilte Betrag angezeigt, in unserem Beispiel 107,00. Durch Klick auf den Button „Buchen“ wird die Splittbuchung abgeschlossen und die gesamte Buchung erscheint im Informationsbereich.

 

 

5.5. Buchungsimport aus der Vereinsverwaltung

Beachten Sie bitte unbedingt die in Kapitel 1.3 aufgeführten Hinweise zum Buchungsimport. Zur Übernahme der Buchungen, die in der Vereinsverwaltung aus Beitragseinzügen entstehen, steht in der FiBu eine spezielle Funktion zur Verfügung.

Unter Buchen > Buchungsimport finden Sie eine Maske, mit deren Hilfe Sie den Buchungsimport steuern können.

  • Periode Wählen Sie zunächst die Periode aus, in welcher die importierten Buchungen gespeichert werden sollen.
  • Datum von-bis Geben Sie den Zeitraum an, für den Sie Buchungen importieren wollen. Wenn z.B. durch einen Beitragseinzug in DFBnet Verein, Buchungen für den Zeitraum März und April 2009 erstellt wurden, kann durch Vorgabe des Datumsbereichs der Import in diese Zeiträume März und April aufgeteilt werden. Somit ist eine Periodenauswertung möglich.
  • Beitragsbuchungen Wenn dieses Feld markiert ist, werden die Beitragsbuchungen, die im zuvor eingestellten Zeitraum liegen, übernommen.
  • Zahlungen Wenn dieses Feld markiert ist, werden die Zahlungen (Lastschrifteinzüge), die im zuvor eingestellten Zeitraum liegen, übernommen.

Durch „Klick“ auf den Button Buchungsimport starten beginnt der Import. Nach Abschluss erhalten Sie eine entsprechende Meldung über die Ergebnisse. Die importierten Buchungen sind zu finden in Buchen > Belege buchen, unter der zugehörigen „Periode“.

Texte mit freundlicher Genehmigung der DFB Medien GmbH / letzte Bearbeitung 26.11.2018 (FZi)