6. Ein kompletter Beitragslauf
6.1 Forderungen mit der Beitragsautomatik produzieren
  – Meldung - Beiträge sind älter als 2 Jahre
– Hinweis - Beiträge sind anteilig berechnet!
– Hinweis - Mögliche Null Euro Beiträge in der Vorschau?
– Hinweis - Überhaupt keine Forderungen in der Vorschau?
6.2 Rechnungen für Bar- und Rechnungszahler aus den gebuchten Forderungen in der Beitragsautomatik produzieren
6.3 Lastschriftdateien aus den Forderungen der Beitragsautomatik im LS-Assistenten produzieren
  – Hinweis - Der Lastschriftassistent findet keine Forderungen!
– Hinweis - Nach dem Klick auf [SEPA-Datei generieren] passiert nichts!
6.4 Produzierte Lastschriftdatei bei der Bank hochladen
  – Hinweis - SEPA Datei wird vom online Banking abgelehnt
6.5 Forderungen in den offenen Posten oder/und im LS-Assistenten als bezahlt setzen
 

 

 

Ein filmischer Beitragslauf im Schnelldurchlauf

 

Checkliste vor dem ersten Lauf der Beitragsautomatik und des Lastschriftassistenten (LS-Assistent)

 

Unser SEPA-Leitfaden:
Falls Sie Fragen zum Thema SEPA haben können Sie sich unseren PDF Icon s-verein_sepa-leitfaden_1-0-7.pdf als PDF herunterladen. Der Leitfaden ist speziell auf die Vereinsverwaltung ausgerichtet.

 

 

 

(6.1) Forderungen mit der Beitragsautomatik produzieren

Aus den Beitragsbeträgen und der Zeitspanne zwischen dem zuletzt gesetzten Gebucht bis Datums bis zum Vorschaudatum werden Forderungen aus den Beiträgen berechnet.

Forderungen können unabhängig der Zahlungsart (Barzahler, per Rechnung oder via Lastschrift) über die Beitragsautomatik unter Finanzen > Beitragsautomatik produziert werden.

Hinweis 6.1 [1] - Forderungsläufe aufteilen
  • Allerdings kann es z.B. bei der Rechnungsstellung in einem zweiten Schritt durchaus Sinn machen, diese Forderungen zur jeweiligen Zahlungsart aufzuteilen. Dazu kommen wir aber noch.
  • Sollten Sie Abteilungen auf unterschiedliche Vereinskonten buchen wollen, macht es ebenfalls Sinn den Forderungslauf mit Hilfe der unten genannten Filter a-c aufzuteilen.

 

6.1.1 Beim Aufruf der Beitragsautomatik sehen Sie links die Filter

a) Abteilung / Hier sind alle Ihre angelegten Abteilungen zu finden
b) Beitragsart / Haben Sie die Abteilungen ausgewählt, sollten Sie hier die dazu passenden Beitragsbezeichnungen auswählen können
c) Zahlungsart / Als Zahlungsarten stehen Ihnen immer Barzahler, Rechnungszahler und Lastschriftzahler offen.

 

Abbildung 6.1 [1]

 

6.1.2 Beitragsvorschau bis

Die Beitragsvorschau geht aus der Beitragszuordnung beim Mitglied immer von einem Beitragsstart oder falls vorhanden von einem "Gebucht bis" Datum aus und rechnet bis zum Ende der jeweiligen Beitragsintervalls. Dabei muss das Vorschaudatum irgendwo in den Zeitrahmen zeigen um die Beitragsforderung auszulösen. Mit dem Beitragsstart zum 01.01.2017 oder einem Gebucht bis zum 31.12.2016 kann das Vorschaudatum auf jedes Datum im laufenden Jahr 2017 zeigen. Der beitrag wird dann auf alle Fälle erhoben.

Eine Ausnahme bietet das sog. Fälligkeitsdatum das es erlaubt einen Beitrag zu unterschiedlichen Datumsangaben zu fordern.

 

Abbildung 6.1 [2]

 

6.1.3 Sammelbuchungen

Die Option Sammelbuchungen hier sind eine Anzeigehilfe in der Vereinsverwaltung und haben nichts mit Sammelbuchungen bei Lastschriften zu tun. Forderungen die auf gleiche Konten verweisen oder abweichende Zahler bzw. Familienbeiträge werden optisch anders dargestellt (siehe Abbildung 6.1 [5] und Folgende).

 

Abbildung 6.1 [3]

 

6.1.4 Beitragsvorschau starten

Mit Beitragsvorschau starten weisen Sie die Vereinsverwaltung an, eine Vorschau aller in der Maske angegebenen forderungsfähigen Mitgliedsbeiträge anzuzeigen.

 

Abbildung 6.1 [4]

 

Das Ergebnis der Beitragsvorschau bis muss immer im Kontext mit mehreren Einflussfaktoren gesehen werden

Diese sind:

  • die Beitragsart - also in welchen Intervallen gezahlt wird (jährlich, halbjährlich, einmalig etc.)
  • einem optional angegebenen Fälligkeitsdatum (dies ist kein Fälligkeitsdatum für den Bankeinzug sondern ein Trick gleichlautende Beiträge zu verschiedenen Datumsangaben zu fordern). Wenn Sie eine Vorschau bis 13.02.2016 starten aber ein Fälligkeitsdatum am 01.03.2015 in der Beitragszuordnung stehen haben, wird die Beitragsautomatik diesen Beitrag nicht sehen können! Dabei wird das Fälligkeitsdatum nach dem Buchen der Forderung um einen Intervall in die Zukunft verschoben.
  • dem Gebucht bis Datum falls vorhanden bzw. dem Beitragsstart - also dem Zeitpunkt bis zu dem eine alte Forderung erhoben wurde oder dem Datum ab dem eine Erstforderung erhoben wird.
  • dem Geschäftsjahresbeginn. Sehen Sie hierzu gerne auch unter Beispiele für Auswirkung von Geschäftsjahr und Beitragsstart
  • einem möglichen Beitragsende

 

Ein Beispiel

  • Ihr Geschäftsjahr beginnt im Januar
  • Sie wollen Jahresbeiträge der Tischtennisabteilung berechnen
  • Ihre Mitglieder haben ein Gebucht bis Datum vom 31.12.2014
  • Als Vorschaudatum haben Sie den 31.12.2015 angegeben
  • Ein Mitglied hat einen abweichenden Zahler

Als Ergebnis nach dem Buchungsvorgang der Forderung wird ein neues Gebucht bis Datum wird die Vereinsverwaltung bei allen Mitgliedern mit Jahresbeitrag den 31.12.2015 einsetzen

Wenn Sie die Beitragsart bei der Erstellung der Forderung mischen oder einfach alle Beitragsarten berechnen, wird beim jeweiligen Mitglied das passende Gebucht bis Datum zur Beitragsart nach der Buchung eingetragen.

 

Wir schauen uns mal das Ergebnis der Vorschau an

 

Abbildung 6.1 [5]

 

und klappen den abweichenden Zahler (roter Kreis) auf. Es wird ersichtlich das Herr Meier für Armin Rütger zahlt.

 

Abbildung 6.1 [6]

 

 

Hinweis 6.1 [2] - Beiträge sind älter als 2 Jahre

Beim Erstellen der Forderungen kann es passieren, dass sich die Beitragsautomatik über Beiträge beschwert, deren "Gebucht bis" länger als zwei Jahre "vor" dem Beitragsvorschaudatum liegen das Sie frei in der beitragsautomatik eingeben können. Diese Forderungen werden unter Information > Mitgliederlisten > Systemlisten als Listenname "Beitrag liegt länger als 2 Jahre zurück TT.MM.YYYY" gesammelt. Die Meldung hat einen unterstrichenen Teil der als Link auf eine Liste geht die die fraglichen Mitglieder beinhaltet.

Es gibt mehrere denkbare Szenarien

 

  1. Möglicherweise wurde auch ein Mitglied nachgetragen, das schon länger als 2 Jahre im Verein steht, das aber noch nie abgerechnet wurde. Hier kann ein fehlendes "Gebucht bis" Datum zu so einer Fehlermeldung führen. In diesen Fällen sollten Sie das fehlende Datum per Hand in der Beitragszuordnung des Mitglieds nachpflegen. Besonders tückisch ist dies im Zusammenhang mit einem bereits beendeten Beitrag und der nicht angehakten Option "Beitragsaustritte auch anzeigen" in der Beitragszuordnung beim Mitglied. Dann wird der Fehler zuerst einmal gar nicht offensichtlich. Ein Beitrag der beendet wurde, aber kein "Gebucht bis Datum" trägt, bleibt aus Sicht der Beitragsautomatik zwischen Beitragsstart und Beitragsende "forderungsfähig"!
  2. Möglicherweise wurde beim Datenimport vergessen, ein "Gebucht bis" Datum über das Sollstellungswerkzeug einzusetzen weshalb die Beitragsautomatik auch abgerechnete Beiträge der alten Vereinsverwaltung berechnet.

    Über die Sollstellung unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Sollstellung setzt man ein Gebucht bis - quasi ein Startdatum, damit die Vereinsverwaltung weiß, ab welchem Datum eine Neuberechnung der Beiträge erfolgen darf.
    Bitte beachten Sie nachfolgenden Passus!

 
Die Methode mit dem Sollstellungswerkzeug ist nur für den Augenblick nach einem Datenimport und vor einem ersten Beitragslauf gedacht! Die Beitragsautomatik wird später ein "Gebucht bis" Datum automatisch beim Erstellen der Forderung einsetzen!

 

Hinweis 6.1 [3] - Beiträge sind anteilig berechnet!
Sollte bei der ersten Forderung an das Mitglied das Beitragsstartdatum nicht auf dem Ersten möglichen Forderungsdatum stehen sondern nach diesem Datum, erhalten Sie einen sogenannten anteiligen Beitrag also nur einen Teil der Beiträge berechnet.

Mehr dazu finden Sie im Kapitel anteilig/nicht anteilige Beitragsberechnung

 

Hinweis 6.1 [4] - Mögliche Null Euro Beiträge in der Vorschau?
Sollten Sie in der Vorschau 0 Euro Beiträge vorfinden, haben Sie es wahrscheinlich mit beitragsfreien Mitgliedern zu tun, die Sie auf 0 Euro gesetzt haben. Bislang haben wir diese nie berechnen müssen. Mit den altersabhängigen Beiträgen kann es aber zukünfig passieren, dass Mitglieder mit 0 Euro in einen beitragspflichtigen und später wieder in einen beitragsfreien Modus fallen. Aus dem Grund müssen wir neuerdings auch für diese Mitglieder ein Gebucht bis Datum setzen. Das Gebucht bis Datum setzen wir in der Beitragsautomatik. Sie werden diese Null Euro Berechnungen (a) weder in den offenen Posten noch (b) im Lastschriftassistenten wiederfinden.

 

Hinweis 6.1 [5] - Überhaupt keine Forderungen in der Vorschau?
Sollten gar keine Forderungen in der Beitragsvorschau angezeigt werden könnten folgende Ursachen der Grund dafür sein:
  • Die einfachste Variante ist die, dass Ihr Beitragsstart erst nach dem aktuellen Vorschaudatum der Beitragsautomatik liegt
  • Sie haben ein Fälligkeitsdatum in der Beitragszuordnung angegeben, dass nach Ihrem Vorschaudatum liegt! Das Fälligkeitsdatum soll es erlauben einen Beitrag zu zwei verschiedenen Einzugsterminen einziehen zu können.
  • Sie haben möglicherweise ein Beitragsende + "Gebucht bis" Datum mit dem letzten Beitragsintervall angegeben, was den Beitrag faktisch beendet hat
  • Das Gebucht bis Datum in der Beitragszuordnung liegt nach dem Datum das als Ihr Vorschaudatum angegeben wurde.

 

 

  • Entspricht das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen, gehen Sie einfach auf [Abbrechen]. Spätere bereits gebuchte Forderungsläufe lassen sich in den angezeigten Aktionen ebenfalls löschen. Die "Gebucht bis" Datums Angaben werden in dem Fall auf den alten Wert zurückgesetzt.
  • Entspricht das Ergebnis Ihren Erwartungen gehen Sie bitte auf [Buchungen erzeugen]. Ein Popup zeigt Ihnen folgende Optionen an.

 

Abbildung 6.1 [7]

 

Abbildung 6.1 [8]

 

  • Das Buchungsdatum entpricht dem Datum an dem Sie die Forderung eintragen
  • Das Fälligkeitsdatum entspricht dem Datum an dem Sie möchten dass die Forderung vom LS-Assistenten gesehen werden kann. Das Fälligkeitsdatum hier ist kein Bankeinzugsdatum. Wenn Sie beispielsweise als Fälligkeitsdatum den 20.02.2021 angeben und den LS-Assistent auch nur bis 19.02.2021 sehen lassen, wird er die Forderung nicht finden.
  • Alle Buchungen sind Spenden legt parallel zur Anlage der Forderungen automatisch Spenden unter Mein Portal > Finanzen > Spenden an.

 

Nachdem die Forderungen nun abschliessend erstellt wurden, kommt man in die Hauptübersicht der Beitragsautomatik zurück. Mögliche Guthaben auf Forderungen werden von der Vereinsverwaltung bemerkt und in einer Systemliste vermerkt. In den Debitorkonten der Mitglieder könnte man das Guthaben verrechnen.

Wenn wir in der Hauptübersicht auf das Auge klicken, sehen wir die Übersicht der gebuchten Forderungen

 

Abbildung 6.1 [9]

 

ein Klick auf [zurück zur Übersicht] bringt uns eine gekürzte Fassung des Forderungslaufes

 

Abbildung 6.1 [10]

 

Hinweis: Das Datum in der Spalte "Einzug" war Ihr gewähltes Vorschaudatum.

 

6.1.5 Ausflug in das Debitorkonto des Mitglieds

Wir gestatten uns an der Stelle einen Ausflug ins Debitorenkonto des Mitglieds Erwin Roppelstedt. Hier werden Forderungen und Einzahlungen aufgelistet was einen Gesamteindruck des finanziellen Status eines Vereinsmitglieds erlaubt.

Wir sehen einen offene Forderung des Vereins über 50 Euro.

 

Abbildung 6.1 [11]

 

6.1.6 ... und in die offenen Posten

Gleichwohl schauen wir auch gleich unter den offenen Posten unter Finanzen > Offene Posten nach.

 

Abbildung 6.1 [12]

 

6.1.7 ... und in der Beitragszuordnung beim Mitglied

Auch hier stehen 50 Euro an Forderungen an den Verein aus.

Beim Mitglied gibt es auch ein neues Gebucht bis Datum zu sehen

 

Abbildung 6.1 [13]

 

 

(6.2) Rechnungen für Bar- und Rechnungszahler aus den gebuchten Forderungen in der Beitragsautomatik produzieren

Die Bar- oder Rechnungszahler können über den Vorfilter Zahlungsart in separate Forderungsläufe umgeleitet werden. Der Rechnungsassistent generiert dann Rechnungen für (Achtung) alle in diesem Lauf gebuchten Forderungen.

Den Rechnungsassistent starten Sie durch einen Klick auf das Briefsymbol

 

Abbildung 6.2 [1]

 

 

(6.3) Lastschriftdateien aus den Forderungen der Beitragsautomatik im LS-Assistenten produzieren

Der Lastschriftassistent unter Finanzen > LS-Assistent greift auf die Lastschriftzahler aus dem Forderungslauf aus 6.1 zurück und erstellt SEPA XML Dateien.

 

Abbildung 6.3 [1]

 

Forderungsfähig ist, wer ...

  • in den offenen Posten eine Forderung hat und ...
  • ein SEPA Mandat beim Mitglied hinterlegt hat
  • Desweiteren wird vor der Erzeugung der SEPA Datei geprüft, ob eine Gläubiger Identifikationsnummer (Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen) bei den Vereinsdaten hinterlegt wurde und ...
  • eine IBAN und BIC für das Mitglied vorliegt

 

Sammelbuchung vs. Einzelbuchung
  • Option 1 - Sammelbuchung Mitglieder mit gleichen Kontendaten werden bei der Auswahl automatisch zusammengefasst. Dies spart Kosten. Allerdings hat diese Auswahl Auswirkungen auf den Buchungstext! Sammelbuchungen müssen als Buchungstext diverse Einzelbuchungen zusammenfassen und sind bei der Ausgabe des Buchungstextes auf die Ausgabe von
    "Sammelbuchung [Vereinsname], [Nachname], [Vorname]" limitiert.
  • Option 2 - Einzelbuchung hier wird jede Forderung einzeln mit ihrem Buchungstext ausgegeben dabei kann man auf alle Platzhalter zurückgreifen die die Vereinsverwaltung hergibt. Damit sind die Platzhalter [Verein], [Abteilung], [Zeitraum], [Vorname], [Nachname], [MitgliedsNr], [Beitrag], [Mandatsreferenz] + "freien Text" gemeint die für jeden einzelnen Beitrag aufgeführt werden kann. Nur feste Texte zu verwenden empfiehlt sich gar nicht. Immerhin geben die Platzhalter eine gute Orientierung die ansonsten im späteren Verlauf fehlt. Wer seine Beiträge nur einach Mitgliedsbeitrag nennt hat in den offenen Posten keine orientierung mehr.

 

Der Bankdatencheck

Der Bankdatencheck prüft ob IBAN und BIC sowie das Kreditinstitut zueinander passen und gibt bei Abweichungen eine Meldung + eine Liste heraus. Es empfiehlt sich die Bankdaten immer aktuell zu halten um etwaige Rückläufer zu vermeiden. Achten Sie in dem Zusammenhang darauf, dass bei inländischen Bankverbindungen das Schlosssymbol in den Zahlungsdaten des Mitglieds möglichst geschlossen sein sollte. Ein offenes Schlosssymbol deutet darauf hin, dass die Validierung für den Bankdatensatz ausgeschaltet wurde.

 
Die zwei Modi des Bankdatenchecks

  • Option 1 - Alle prüft ohne Rücksicht auf den Status des Schlosssymbols in den Zahlungsdaten der Mitglieder alle Bankdaten aller sich im Lastschriftlauf befindlichen Forderungen. Kann die Prüfung der Bankdaten nicht einwandfrei validiert werden, stoppt der Prüfvorgang und gibt eine Liste der nicht validierbaren Bankdaten aus.
  • Option 2 - Keine Bankdaten mit offenem Schloss prüfen Wer Mitglieder mit ausländischen Bankdaten hat möchte auch SEPA Dateien schreiben. Wir können diese nicht validieren. Mit der Option überspringt der Bankdatencheck alle Zahlungsdaten deren Validierung abgestellt wurde.

 
Alternativen zum Bankdatencheck und Voreinstellungsmöglichkeit

 

 

Die Datumsangabe des Buchungs- und Fälligkeitsdatums muss innerhalb der Datumsangaben aus dem Forderungslauf liegen!

 

Wählen Sie bitte zuvor eine Abteilung aus, wenn Sie unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen diese Abteilung an ein Bankkonto gebunden haben. Die Zuordnung an das passendes Aktivkonto wird später automatisch erkannt.

 

6.3.1 Vorschau starten

Wenn Sie die Vorschau starten sollten Sie eine Übersicht erhalten.

 

Abbildung 6.3 [2]

 

 

Hinweis 6.3 [1] - Der Lastschriftassistent findet keine Forderungen!
Buchungs- und Fälligkeitsdatum müssen in einen Bereich passen in dem die Forderungen zuvor in der Beitragsautomatik angelegt wurden. Wenn Sie den Lastschriftassistenten anweisen außerhalb des Datumsbereichs zu suchen in dem ein Forderungslauf erstellt wurde, kommt die Meldung das "keine Buchungen vorliegen".

 

Abbildung 6.3 [1] - unter (1) die Beitragsautomatik und unter (2) der Lastschriftassistent

 

Hinweis 6.3 [2] - Und was ist mit manuellen Buchungen?
Manuelle Buchungen unter Finanzen > Manuelle Buchung > Einnahmen generieren ebenfalls für den Lastschriftassistenten zu sehende Forderungen wenn diese Forderungen über ein Debitorkonto eines Lastschriftzahlers verbucht werden. So lassen sich auch Forderungen außerhalb der normalen Beiträge generieren und über den normalen Lastschriftweg vom Mitglied einziehen.

 

Hinweis 6.3 [3] - Nach dem Klick auf [SEPA-Datei generieren] passiert nichts!
In diesem Fall unterdrückt ihr Browser das folgende Popup. Bitte erlauben Sie Popups für die "verwaltung.s-verein.de" bzw. "verein.dfbnet.org". Hinweise zu den jeweiligen Browsern haben wir angefügt.

Aktuelle Hilfen zu Anpassungen der Browsereinstellungen sind beim jeweiligen Anbieter zu finden.

 

6.3.2 SEPA Datei generieren

Wenn die Anzeige Ihren Erwartungen entspricht sollten Sie eine SEPA Lastschriftdatei erstellen. Klicken Sie dazu auf SEPA-Datei generieren.

Die Vereinsverwaltung prüft vor dem Generieren ob das SEPA Unterschriftsdatum im Mandat hinterlegt wurde und kommt gegebenenfalls mit einem Hinweis in Form eines Popups heraus.

  • "Speichern" bedeutet, dass das fehlende SEPA Unterschriftsdatumsangaben aller aufgefundenen Mandate ohne Unterschriftsdatum für die aktuelle SEPA Datei dauerhaft mit dem aktuellen Buchungsdatum belegt werden. Das Mandat wird dabei geändert
  • "Temporär" bedeutet, dass das fehlende SEPA Unterschriftsdatumsangaben aller aufgefundenen Mandate ohne Unterschriftsdatum für die aktuelle SEPA Datei temporär mit dem aktuellen Buchungsdatum belegt werden. Das Mandat selbst bleibt unangetastet

 

Abbildung 6.3 [3]

 

Abbildung 6.3 [4]

 

Die Anzahl der möglichen Datensätze hängen von den Verarbeitungsmöglichkeiten Ihrer Hausbank ab. Es gab bereits Banken, die 400 Einträge empfohlen haben und Programme die beim Hochladen nicht mehr als 300 Datensätze verarbeiten konnten. Zur selben Zeit haben Anwender berichtet das 1000 Datensätze für ihr online Banking reibungslos funktioniert haben.

Gehen Sie nach Auswahl der Datensätze bitte auf [Speichern]

 

Abbildung 6.3 [5]

Innerhalb von Deutschland gilt ein Bankeinzugstermin zum nächsten Bankarbeitstag. Dabei gilt eine Einreichung vor 16:00 bei Ihrer Hausbank. Sie können auch selbst ein Fälligkeitsdatum angeben an dem sich i.d.R. die Banken auch halten. So lassen sich Lastschrifteinzüge verzögert einziehen.

Wählen Sie ein passendes Zahlungsverkehrskonto

 

Hinweis 6.3 [4] - Es wird nur ein fest vorgegebenes Aktivkonto angezeigt - also keine Auswahl an Aktivkonten angezeigt
In dem Fall haben Sie unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen ein Aktivkonto an eine Abteilung gebunden und versuchen gerade über den Abteilungsfilter die selbe Abteilung im Lastschriftassistenten auszuwerten. Diese "Bindung" bemerkt die Vereinsverwaltung und wählt automatisch das dazugehörende Aktivkonto aus. Eine Auswahl der Aktivkonten entfällt in dem Fall.

 

 

Gehen Sie anschliessend auf [SEPA Datei generieren] und Sie erhalten eine Detailübersicht der Buchbungen die in der SEPA datei stehen.

 

Abbildung 6.3 [6]

 

mit zurück zur Übersicht sehen Sie die verkürzte Form des Lastschriftlaufs

 

Abbildung 6.3 [7]

 

 

(6.4) Produzierte Lastschriftdatei bei der Hausbank hochladen

Die Lastschriftdatei ist produziert, wenn (6.3) abgeschlossen wurde. Allerdings muss die Lastschriftdatei noch Ihren Weg zur Bank finden. Dies geht zum Beispiel via Online Banking (wozu Ihr Konto für das Online Banking aber erst von der Bank freigeschaltet sein muss). Reden Sie dazu vorab mit Ihrer Hausbank. Alternativ können auch Programm wie StarMoney die Lastschriftdatei zu Ihrer Hausbank hochladen.

Klicken Sie bitte auf das XML-Icon. Sollten Sie nur eine Datei haben wird diese möglicherweise automatisch von Ihrem Browser heruntergeladen. Der Ort an dem Die Browser diese "Downloads" verwalten kann ganz unterschiedlich sein. Schauen Sie dazu bitte in ihrer Browsersoftware nach. Wenn mehr als eine SEPA-Datei generiert wurde (weil das Limit an buchbaren Datensätzen pro datei überschritten wurde), öffnet sich ein Fenster mit den Download-Links. Klicken Sie die Links mit der rechten Maustaste an und speichern Sie die Dateien an einem Ort Ihrer Wahl.

 

Abbildung 6.4 [1]

 

Fenster bei mehr als einer Datei

 

Abbildung 6.4 [2]

 

Fundort einer einzelnen SEPA Datei beim Firefox. Klicken Sie auf den Kleinen Ordner (in der Abbildung im roten Kreis) im Fenster Ihres Browsers um den Dateiexplorer zum Fundort zu öffnen.

 

Abbildung 6.4 [3]

 

Für Kunden die das Online Banking verwenden haben wir einen kleinen separaten Leitfaden bereitgestellt der beschreibt wie es ab hier weitergeht (siehe hochladen der SEPA Datei via Online Banking der Sparkasse).

 

Hinweis 6.4.1: SEPA Datei wird vom online Banking mit dem Hinweis auf ein "falsches Format" oder mit der Meldung "XML-Dokument ist nicht gültig" abgelehnt

Der Hinweis des online Banking ist oft wenig aussagekräftig. Unserer Erfahrung nach handelt es sich dabei so gut wie immer um fehlerhafte Bankdaten!

Unsere dringende Bitte in dem Fall:

  1. Starten Sie vor einem Lastschriftlauf mit neuen Mitgliedern oder/und bei Mitgliedern deren letzter Einzug schon etwas länger her ist einen Bankdatencheck unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Bankdaten.
  2. Wenn der Bankdatencheck keine fehlerhaften Daten mehr anzeigt, löschen Sie bitte den Lastschriftlauf dessen Daten sich nicht hochladen ließen. Mit dem Löschen der Lastschriftdatei werden auch die bereits gebuchten zugehörigen Zahlungseingänge des Buchungskontos gelöscht! Die Positionen tauchen also wieder in den offenen Posten auf!
  3. Bitte setzen Sie den Haken beim Bankdatencheck im LS-Assistenten auf Alle
  4. Produzieren Sie diese Lastschriftdatei danach noch einmal.

Der Upload zur Hausbank müsste dann klappen.

 

 

 

 

(6.5) Forderungen in den offenen Posten oder/und im LS-Assistenten als bezahlt setzen

Wir können die Forderungen nicht automatisch mit dem Kontostand des Vereins abgleichen. Aus dem Grund müssen sie die Forderungen selbst als bezahlt setzen.

  • Für alle Zahlungsarten können Sie dies in den offenen Posten unter Finanzen > Offene Posten tun
  • Für Lastschriftzahler geht dies sowohl:
    • (a) im LS-Assistent über das Eurozeichen bei den Aktionen verwenden, als auch ...
    • (b) über die offenen Posten (Status = Im Lastschriftverfahrten)

 

Zwischen beiden Möglichkeiten einen Zahlungseingang über die Offenen Posten oder über das Eurozeichen im LS-Assistenten zu gehen, gibt es noch einen technischen Unterschied der deutlich wird, wenn Sie den Lauf im Lastschriftassistenten löschen sollten.

  • Wenn Sie einen Zahlungseingang löschen, der über den LS-Assistenten mit dem Eurozeichen verbucht wurde, gehen die Forderungen wieder in den offenen Posten auf! Darum auch unsere Empfehlung. Buchen Sie am besten über das Eurozeichen im Lastschriftassistent gegen.
  • Wenn Sie jedoch den Zahlungseingang über die offenen Posten verbuchen und dann den Lastschriftlauf löschen gilt die Forderung immer noch als bezahlt und taucht nicht in den offenen Posten auf!

 

6.5.1 über "offene Posten" gegen buchen

Abbildung 6.5 [1]

Wenn Sie auf [Zahlungen buchen] gehen, sehen Sie ein Popup mit den Angaben für das Zahlungsverkehrskonto und dem Buchungsdatum

 

Abbildung 6.5 [2]

 

6.5.2 über Lastschriftassistent (Eurozeichen) gegen buchen

  • ... das Eurozeichen mit dem Sie alle Forderungen im Lastschriftverfahren als gezahlt setzen (gegen buchen).

 

Abbildung 6.5 [3]

 

  • Wenn wir noch einmal unter den offenen Posten nachsehen, sollten wir keine Forderung mehr erkennen.

Im Debitorkonto des Mitglieds gibt es zur Forderung jetzt auch eine Einzahlung. Der aktuelle Saldo steht bei 0 Euro.

 

Abbildung 6.5 [4]

 

Hinweis 6.5.1 Umstellungen des SEPA Mandats mit Mandatstyp und Gültigkeitsdatum erfolgt erst bei Gegenbuchung!
Mit dem Buchen einer "Forderung im Lastschriftverfahren" in den (a) offenen Posten oder durch (b) Klick auf das Eurozeichen im LS-Assistent setzen wir das Gültigkeitsdatum um weitere 3 Jahre ab Buchungsdatum hoch. Wenn Sie keine Forderung als gezahlt buchen, stellen wir auch das Gültigkeitsdatum nicht hoch. Das Gültigkeitsdatum ist eine reine Information für den Verein und irrelevant für den Einzug bei der Bank!

 

Löschen von Beitragsläufen (Forderungen oder Lastschriften):
  • Das Löschen (roter Eimer) eines Forderungslaufes in der Beitragsautomatik setzt das "Gebucht bis" Datum aller Forderungen auf ihren vorigen bekannten Wert zurück! Außerdem sind dann die dazugehörenden Forderungen in den offenen Posten ebenfalls weg. Guthaben die zwischenzeitlich auf Forderungen verrechnet wurden gehen ebenfalls wieder zurück und sind also bereit erneut verrechnet zu werden.
  • Das Löschen (roter Eimer) eines Lastschriftlaufes im Lastschriftassistent setzt auch bereits als gezahlt gebuchte Foderungen wieder zurück und stellt die Forderungen zurück in die offenen Posten.
  • Löschen Sie bitte keinen Lastschriftlauf wenn die Lastschriftdatei bereits bei der Bank eingereicht wurde. Der Grund: Der Lastschriftassistent könnte beim nächsten Lauf offene Posten finden und aufnehmen die in der zuvor gelöschten SEPA Datei noch nicht enthalten waren. Alle Einzahlungen, Teileinzahlungen und Stornos des Laufs wären weg - auch unsere neu gesetzten Merkmale im SEPA Mandat würden zurückgesetzt.
  • Wenn Sie einen kompletten (Forderungslauf + Lastschriftlauf) Zahlungslauf löschen müssen, um diesen ggf neu zu erzeugen, dann löschen Sie bitte zuerst des Lauf des Lastschriftassistenten und erst dann den dazugehörigen Lauf/Läufe der Beitragsautomatik. Alternativ könnten Sie auch über offenen Posten buchen. Ein Löschen des Lastschriftlauf hätte in dem Fall auch keine Auswirkung auf die Einzahlungen.

Wenn Sie einzelne Forderungen oder und Einzahlungen loswerden möchten, bedienen Sie sich bitte des "stornieren" Werkzeugs. Nur mit dem Stornieren können Sie auch eine Stornogebühr erheben.

 

Tipp zum Buchen von Forderungen aus Lastschriften

Wir empfehlen nach dem Upload der Lastschriftdatei alle Posten im LS-Assistent als eingezahlt zu verbuchen (Eurozeichen). Nur warum soll man etwas auf "gezahlt" setzen wenn noch kein Geld da ist?

Dazu muss man wissen das die Banken sich in der Regel 2 mal beim Verein zurückmelden

  1. Zuerst gibt es eine Sammelmeldung wieviel Geld eingezogen wurde. An dieser Meldung sehe ich aber noch nicht wer alles bezahlt hat. Sollte die erwartete Summe von der von der Bank ausgewiesenen Summe abweichen, weiß ich nur das irgendwer aus irgendwelchen Gründen nicht eingezogen werden konnte.
  2. Meldung Nummer zwei sagt nun genau aus, bei "welchem" Mitglied aufgrund welchem Vorkommnis nicht eingezogen werden konnte.

Nun kann ich mir überlegen was einfacher ist. Ein Verein mit 5000 Mitglieder könnte jeden Posten einzeln in den offenen Posten als gezahlt setzen - oder er setzt alle als gezahlt und storniert hinterher ganz einfach die Eingangszahlung der Rückläufer womit der Posten wieder in die offenen Forderungen rutscht. Die meisten Vereine haben wenige Rückläufer was die Arbeit mit einer handvoll Stornos deutlich vereinfacht.

 

Weiterführende Themen

Letztes Update 14.02.2021 (FZi)