Hinweise zur Verwendung der E-Mailfunktion in der Mitgliederverwaltung

Wir binden in die Vereinsverwaltung externe E-Mail Zugänge ein. Beispielsweise GMX, Freemail, 1&1, GMail, t-online, Strato, Web.de etc. ...

Diese Zugänge sind je nach Nutzungsbedingung oder Vertrag für den "privaten" oder "gewerblichen" Gebrauch bestimmt.

Wir sehen diese Form der Vereinbarung aber nicht. Die Server wiederum liefern keine lesbaren Rückmeldungen damit wir Gründe für etwaige Abbrüche erkennen könnten.

Zuweilen kommt es also zu Verbindungsabbrüchen deren Ursachen wir nicht erkennen können. Diese Gründe kann nur der Support des Providers nennen.

  • Möglichkeit 1: Der Versand verletzt die Nutzungsbedingung des Providers. Es könnte sein, dass die Anzahl an versendeten E-Mails oder die Anzahl an E-Mails in bestimmter Zeit überschritten wurden. Dann bricht der Versandserver (SMTP) die Verbindung ab.
  • Möglichkeit 2: In den Empfängeradressen stecken zu viele nicht erreichbare Adressen. Übersteigen diese nicht zustellbaren E-Mails eine Grenze (die nur der Provider kennt) wird der Anschluss blockiert (Verdacht auf SPAM) und es kommt zu einem SMTP-Verbindungsfehler.
  • Möglichkeit 3: Die E-Mail Empfänger markieren gewollt oder ungewollt z.B. durch ihre Spam Filter ihre Nachrichten als SPAM bzw. als unerwünschte E-Mail. Klassische Newsletter bieten eine Opt-Out Möglichkeit die wir nicht haben. Diese Meldungen zu unerwünschten E-Mails werden auf sog. Spamlisten zu diversen Dienstleistern übertragen die möglicherweise auch vom Provider gesehen werden. Dann wird der Versand ebenfalls blockiert.
  • Der E-Mailversand in S-Verein ist gebaut worden damit einzelne oder mehrere Mitglieder angeschrieben werden können.
  • Der Versand ist technisch nicht für den Massenversand oder als Newsletter Ersatz gedacht!

 

[E-Mail-Adresse:] Geben Sie eine korrekte E-Mail-Adresse ein. Eine E-Mail-Adresse sieht wie folgt aus: name @domain.de (z.B. support @tineon.de).

[Posteingangsserver (IMAP):] Die Angaben müssen exakt stimmen und sind für jeden E-Mail-Anbieter / Provider verschieden.

[Benutzername (IMAP) / Passwort (IMAP):] Der Benutzername ist oft identisch mit Ihrer E-Mailadresse. Dies kann aber von Provider zu provider abweichen.

[IMAP Server-Port:] Wenn IMAP mit SSL verwendet wird, ist der Standard-Port meistens 993. Ungesicherte, unverschlüsselte IMAP Zugänge sollten heute nicht mehr verwendet werden.

  • [Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL):] Wenn IMAP mit SSL verwendet wird, markieren Sie diese Option mit einem Mausklick. Dies wird sehr oft benötigt.

[Weitere E-Mail Einstellungen]

  • [E-Mail-Konto verwenden:] Damit das E-Mail-Konto auch verwendet werden kann, muss diese Option markiert sein.
  • [Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung:] Die meisten Postausgangsserver erfordern eine Authentifizierung, d.h. die Übermittlung von Benutzername und Passwort vor dem Aufbau einer Verbindung ins Internet und dem Versand von E-Mails. Markieren Sie diese Option mit einem Mausklick.
  • [Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver (IMAP) verwenden:] Wenn diese Option markiert ist, wird für den Postausgangsserver (SMTP) der Benutzername und das Passwort vom Posteingangsserver (IMAP) verwendet. Sie müssen die Zugangsdaten nicht ein zweites Mal eingeben.

[Postausgangsserver (SMTP):] Die Angaben müssen exakt stimmen und sind für jeden E-Mail-Anbieter / Provider verschieden.

[Benutzername (SMTP) / Passwort (SMTP):] Mit dem Benutzername und dem Passwort identifizieren Sie sich bei Ihrem E-Mail-Anbieter / Provider.

[SMTP Port für Verschlüsselung] Den korrekten Port erhalten sie mit den Zugangsdaten ihres Providers

 

Postausgangsserver (SMTP)  lehnt eine Verbindung ab
Einige Provider erwarten vom Kunden das dieser der Nutzung eines externen Programms (wie die Vereinsverwaltung oder Oulook oder auch Thunderbird explizit in seinen E-Maileinstellungen zustimmt.

 

  • [Weder TLS/STARTTLS noch SSL] Sollte es heute nicht mehr geben
  • [TLS/STARTTLS für SMTP verwenden] Die Option gibt ihr Provider an
  • [SSL] Die Option gibt ihr Provider an

Nach Abschluss der Konfiguration versucht die Vereinsverwaltung den Posteingangs- und den Postausgangsserver zu erreichen und fragt nach einem Ordner in den die gesendeten E-Mails abgelegt werden sollen.

 

Anbei eine Liste der uns bekannten und von uns getesteten Providern und ihren Einstellungen. Andere Ports wie der 465 für SMTP könnten genau wie SSL für SMPT funktionieren.

Provider Posteingang Port Verschlüsselung Postausgang (SMTP) Port Verschlüsselung
T-Online* secureimap.t-online.de 993 SSL securesmtp.t-online.de 587 TLS / STARTTLS
Google** imap.gmail.com 993 SSL smtp.gmail.com 587 TLS / STARTTLS
GMX imap.gmx.net 993 SSL mail.gmx.net 587 TLS / STARTTLS
WEB.DE imap.web.de 993 SSL smtp.web.de 587 TLS / STARTTLS
1&1 imap.1und1.de 993 SSL smtp.1und1.de 587 TLS / STARTTLS
Strato imap.strato.de 993 SSL smtp.strato.de 465 SSL
Freenet mx.freenet.de 993 SSL mx.freenet.de 587 TLS / STARTTLS
Office365 Outlook.office365.com 993 SSL SMTP.office365.com 587 TLS / STARTTLS
Ionos imap.ionos.de 993 SSL smtp.ionos.de 465 SSL

 

 

*Hinweise für Kunden der Deutschen Telekom
  • Um Spam vorzubeugen, hat die deutsche Telekom den Versand von Massen E-Mails wie viele andere Provider auf 100 pro Tag begrenzt! Dieses Limit lässt sich recht einfach aufheben. Rufen Sie dazu bitte die 0800 5252033 an und bitten Sie um eine sogenannte Versandquotenerhöhung. Halten Sie dazu bitte auch ihre Telekom Kunden- und Zugangsnummer griffbereit.
  • Das Passwort des Kundencenters bei der deutschen Telekom ist nicht das Selbe wie das Passwort für den E-Mailzugang!

 

**Hinweis für Gmail Accounts
Google sieht alle externen E-Mailclients generell als "weniger sicher" an. Aus dem Grund wird erwartet, dass man bei Verwendung von Gmail Zugängen durch externe Programme wie Outlook, Thunderbird aber auch der Vereinsverwaltung die Option "Zugriff durch weniger sichere Apps" in den "Kontoeinstellungen" unter dem Punkt "Sicherheit" auf "An" stellt.

 

***Hinweis bei Authentifizierungsproblemen "cannot authenticate to IMAP server" aufgrund 2-Faktor Authentifizierung
Bei der 2-Faktor Authentifizierung muss man den Anmeldeprozess durch eine Nummer verifizieren die i.d.R. an das Smartphone gesendet wird. Diese Nummer kann S-Verein nicht entgegen nehmen. Und doch kann man die 2 Faktor Authentifizierung beibehalten wenn man ein sog. App Passwort generieren lässt und dieses zur Anmeldung an den E-mail IMAP Account verwendet.

 

Hinweise: Die Zugangsdaten Ihrer E-Mail-Konten erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter / Provider. Bei Problemen mit den Zugangsdaten wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder E-Mail-Anbieter / Provider.

Letztes Update 31.07.2022 (FZi)

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