1. |
Allgemeines |
| 1.1. | Einleitung |
| 1.2. | Hinweise zur Anmeldung |
| 1.3. | Bevor Sie starten – bitte unbedingt beachten! |
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1. Allgemeines
1.1. Einleitung
S-Finanz/DFB-Net Finanz (ab jetzt nur noch als FiBu bezeichnet) ist ein Programm, das zur Abwicklung der Buchhaltung in Vereinen entwickelt wurde. Dabei wurden folgende Anforderungen umgesetzt:
- weitgehend selbsterklärende Bedienbarkeit auch für Nicht-Buchhaltungs-Profis
- systematische Abbildung aller steuerlichen Bereiche eines Vereins
- alternative Eingabemasken für extraschnelles Buchen von Bank und Kasse
- Auswertungen zur steuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung
- umfangreiche Plausibilitäten zur sicheren Belegerfassung
- mehrstufiges Mahnwesen
- automatische Erstellung von Zahlvorschlägen (Lieferantenrechnungen)
Unsere FiBu ist ein Zusatzmodul zur Vereinsverwaltung. Bei der Konzeption wurde darauf geachtet, dass sich die neue Online-Lösung in gleicher Optik und Bedienung präsentiert. Selbstverständlich stehen Ihnen alle Stammdaten (Vereinsdaten, Mitglieder etc.) zur Verfügung.
1.2. Hinweise zur Anmeldung
- Zur Nutzung der Finanzbuchhaltungssoftware ist eine separate Anmeldung erforderlich, damit die Anwendergruppe „Buchhaltung“ von der Anwendergruppe „Vereinsverwaltung“ getrennt gepflegt werden kann.
- In der Benutzerverwaltung der FiBu können die Rechte und Möglichkeiten der einzelnen Anwender eingestellt werden.
- Der Start der FiBu erfolgt sehr einfach durch Klick auf S-Finanz/DFB-Finanz unter dem Menüpunkt „Finanzen“ direkt aus der Vereinsverwaltung heraus.
- Ändern Sie NACH Abschluss des Einrichtungsassistenten unter Grundlagen > Benutzerverwaltung Ihr Passwort und ergänzen Sie Nach- und Vorname.
1.3. Bevor Sie starten – bitte unbedingt beachten!
1.3.1 Mitgliederpflege und Beitragseinzug/-buchungen ausschließlich in der Vereinsverwaltung
Das Buchen von Beiträgen und die Pflege der Mitgliederdaten erfolgen nach wie vor ausschließlich in der Vereinsverwaltung. Die Mitgliederdaten aus der Vereinsverwaltung werden in der FiBu automatisch übernommen (mit den Debitorenkonten-Nummern). Beitragsbuchungen können ebenfalls aus der Vereinsverwaltung mit einem Buchungsimport übernommen werden.
1.3.2 Einstellung des Geschäftsjahres / Übereinstimmung mit der Vereinsverwaltung
Das im Einrichtungsassistenten einzustellende Geschäftsjahr (s. Kapitel 2.5) muss übereinstimmen mit dem in der Vereinsverwaltung angegebenen Geschäftsjahr. Es ist dort unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen einzustellen. Das in der FiBu eingestellte Geschäftsjahr kann nur dann nachträglich geändert werden, wenn nicht gebucht wurde.
1.3.3 Buchungsimport
| Voraussetzung 1: Kontenklasse „Mitgliedsbeiträge“ und „Finanzkonto“ |
Konten, für die Beitragsbuchungen aus der Vereinsverwaltung importiert werden, müssen in der FiBu die Kontoklasse 2 (Mitgliedsbeiträge) führen. Konten, für die Beitragszahlungen importiert werden, müssen die Kontoklasse Finanzkonto führen.
| Für folgende Konten ist die Kontoklasse Mitgliedsbeiträge voreingestellt: | |
| 2000 | Einnahmen Bereich 2000 |
| 2110 | Echte Mitgliedsbeiträge bis 256 Euro |
| 2120 | Echte Mitgliedsbeiträge 256-1023 Euro |
| 2150 | Aufnahmegebühren bis 256 Euro |
| 2160 | Aufnahmegebühren 256-1534 Euro |
| Für folgende Konten ist in S-Finanz die Kontoklasse Finanzkonto voreingestellt: | |
| 0705 | Geldtransit |
| 0920 | Kasse |
| 0925 | Hauptkasse |
| 0930 | Nebenkasse 1 |
| 0935 | Nebenkasse 2 |
| 0940 | Postbank |
| 0945 | Bank |
| 0950 | Bank 1 |
| 0955 | Bank 2 |
| 0960 | Schecks |
Die Kontoklasse kann eingestellt werden unter Stamm > Sachkonten > „bearbeiten“ (Stiftsymbol) > Sachkonto > Kontoklasse (s. Kapitel 3). Die Kontoklasse kann nur dann eingestellt werden, wenn auf dem betreffenden Konto noch nicht gebucht wurde.
Überprüfen Sie in der FiBu vor dem ersten Buchungsimport, ob die in der Vereinsverwaltung unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Beiträge verwendeten Einnahmekonten in der FiBu vorhanden sind und die Kontoklasse Mitgliedsbeiträge führen. Ferner ob die in der Vereinsverwaltung verwendeten Aktivkonten (Mein Portal > Administration > Kontenübersicht) in der FiBu vorhanden sind und die Kontoklasse Finanzkonto führen.
| Voraussetzung 2: Übereinstimmende Kontonummern |
Sollen Beitragsbuchungen/-zahlungen aus der vereinsverwaltung importiert werden, so müssen die Nummern der Konten in der vereinsverwaltung und der FiBu übereinstimmen.
| Ein Beispiel: Sie führen in der Vereinsverwaltung als Zahlungsverkehrskonto (=Aktivkonto) das Konto „Bank“ mit der Kontonummer „1234“ und das Einnahmekonto für die Beiträge das Konto „0815“. Für einen erfolgreichen Buchungsimport müssen diese Konten in der Vereinsverwaltung vor dem Import an den SKR49 angepasst werden: | ||
| Kontonummer | Kontoname | Kontoart |
| 0945 | Bank | Aktivkonto |
| 2110 | Echte Mitgliedsbeiträge bis 256 Euro | Einnahmekonto |
| Der Abgleich der Mitgliederkontennummer (=Debitorenkontonummer) erfolgt automatisch. So wird gewährleistet, dass das Mitglied X in der FiBu die gleiche Debitorenkontonummer führt wie in der Vereinsverwaltung. Nur wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, kann ein reibungsloser Buchungsimport erfolgen (s. Kapitel 5.5). | ||
1.3.4 Kontenrahmen SKR49
In der FiBu ist bereits ein kompletter Standardkontenrahmen (SKR49) speziell für Vereine hinterlegt. In diesem Kontenrahmen, der den Standard der DATEV entspricht, sind alle relevanten Konten zur Buchung Ihrer Geschäftsvorfälle hinterlegt. Der SKR49 sorgt dafür, dass einer Buchung der korrekten Kontenklasse zugeordnet wird. Die hinterlegten Konten können um weitere - manuell anzulegende - Konten ergänzt werden.
1.3.5 Buchungstexte
In S-Finanz sind bereits ca. 70 Buchungstexte angelegt, die sich auf häufig auftretende Buchungsvorgänge beziehen. Durch Verwendung der Kürzel beim Buchen erfolgt somit eine sehr schnelle Eingabe des Buchungsvorgangs. Die vorbelegten Buchungstexte können selbstverständlich nach Bedarf geändert, ergänzt oder gelöscht werden.
1.3.6 Tipps
- mit der Tabulatortaste können Sie von Datenfeld zu Datenfeld springen
- Pflichtfelder sind GELB hinterlegt und müssen ausgefüllt werden
- die Datumseingabe funktioniert auch ohne Punkte
- Felder mit Suchfunktion sind mit einem Lupensymbol gekennzeichnet
- bei der Suche kann * (Sternchen) als Platzhalter verwendet werden
- wichtige Felder sind mit Felderläuterungen hinterlegt
- bei Positionierung des Mauszeigers erscheinen hier und da Felderläuterungen
1.3.7 Ergänzung Ihrer Benutzerdaten
Ergänzen Sie unbedingt nach Abschluss des Einrichtungsassistenten (s. Kapitel 2.9) Ihre Benutzerdaten unter Grundlagen > Benutzerverwaltung über Klick auf das Stiftsymbol. Geben Sie Ihren Nachnamen und Vornamen ein und speichern diese ab.
Texte mit freundlicher Genehmigung der DFB Medien GmbH / letzte Bearbeitung 04.11.2017 (FZi)