2. |
Ersteinrichtung mit Einrichtungsassistent |
| 2.1.0 | Starten des Einrichtungsassistenten |
| 2.2.0 | Stammdaten |
| 2.3.0 | Steuerangaben |
| 2.4.0 | Programmeinrichtung |
| Hinweise zur Kleinunternehmerregelung | |
| Hinweise zur Besteuerungsart | |
| Hinweise zu Erklärungsfristen der UStVA | |
| Hinweise zur Dauerfristverlängerung | |
| 2.5.0 | Finanzbuchhaltung |
| 2.6.0 | Bankverbindungen |
| 2.7.0 | Zahlungs-/Mahnungsstrategie |
| 2.8.0 | Sonderkonten Saldovorträge |
| 2.9.0 | Speichern |
| ... zurück zum Inhalt |
2. Ersteinrichtung mit Einrichtungsassistent
Vor der ersten Nutzung werden Sie durch den Einrichtungsassistenten geführt, der Ihnen bei der Einstellung und Kontrolle der Vereinsdaten hilft. Dadurch passen Sie Ihre Version von DFBnet Finanz genau an die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Vereins an.
Sie können nach Abschluss des Einrichtungsassistenten die Eingaben, die Sie im Einrichtungsassistenten gemacht haben, im Menu unter Grundlagen > Mandant > unter „Aktion“ auf Stiftsymbol klicken bearbeiten.
Die eingegebenen Daten werden erst nach Abschluss des Einrichtungsassistenten gespeichert. Wird der Einrichtungsprozess zuvor unterbrochen und das Eingabefenster geschlossen, werden die eingegebenen Daten nicht abgespeichert.
2.1. Starten des Einrichtungsassistenten
Durch Klick auf Assistent > Einrichtungsassistent wird der Einrichtungsassistent gestartet.
2.2. Einrichtungsassistent - 1/8: Stammdaten
Die Felder sind bereits mit den Stammdaten des Vereins aus DFBnet Verein vorbelegt
Kontrolle und gegebenenfalls Ergänzung der Daten
Klick auf Weiter
2.3. Einrichtungsassistent - 2/8: Steuerangaben
Die Felder sind bereits mit den Steuerdaten des Vereins aus DFBnet Verein vorbelegt
Kontrolle und gegebenenfalls Ergänzung der Daten
Tipp: Klick auf das Lupensymbol öffnet Suche/Auswahl
Die Adressdaten werden nach Klick in die Auswahl automatisch übernommen
Zur nächsten Seite mit Klick auf Weiter
2.4. Einrichtungsassistent - 3/8: Programmeinrichtung
| Hinweise zur Kleinunternehmerregelung |
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Vereine, die nur geringe Umsätze tätigen, werden als Kleinunternehmer eingestuft. Als Kleinunternehmer gelten Vereine, deren Umsatz im vorangegangenen Jahr einen Betrag von 17.500 € nicht überstiegen hat und deren Umsatz im laufenden Jahr 50.000 € voraussichtlich nicht übersteigen wird. Beide Voraussetzungen müssen gegeben sein. Bei Beginn einer unternehmerischen Tätigkeit ist der voraussichtliche Umsatz im Kalenderjahr zu schätzen. Übersteigt dieser voraussichtlich nicht die Umsatzgrenze von 17.500 €, gilt der Verein als Kleinunternehmer.
Kommt die Kleinunternehmerregelung zur Anwendung, muss der Verein auf seine Umsätze keine Umsatzsteuer erheben. Er kann allerdings auch zur Umsatzsteuer optieren. In diesem Fall hat er die Möglichkeit, auch die Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen. Empfehlenswert ist die freiwillige Umsatzsteuerveranlagung, da nur so der Vorsteuerabzug möglich wird. Für Kleinunternehmer entfällt neben dem Vorsteuerabzug der Ausweis der Umsatzsteuer sowie der UmsatzsteuerIdentifikationsnummern auf erstellten Rechnungen. Werden die Umsatzgrenzen überschritten, muss der Verein auf seine Umsätze Umsatzsteuer erheben. Optiert ein Kleinunternehmer zur Umsatzsteuer, muss er dies gegenüber dem Finanzamt erklären. Seine Entscheidung bindet ihn für fünf Jahre. |
| Hinweise zur Besteuerungsart |
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Generell entsteht die Umsatzsteuerschuld mit dem Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Lieferung oder Leistung ausgeführt wurden (§16 UStG). Nun fallen leider Leistungserbringung, Rechnungsstellung und Geldeingang zeitlich selten zusammen. Sie haben Ihre Lieferung/Leistung für ein Mitglied erbracht, die Rechnung dafür geschrieben und verschickt und der Voranmeldungszeitraum ist abgelaufen (zum Voranmeldungszeitraum kommen wir gleich), aber das Geld ist noch nicht eingegangen. Trotzdem müssen Sie nach §16 UStG die lt. Rechnung „vereinbarte“, jedoch noch nicht „vereinnahmte“ Umsatzsteuer in die oben dargestellte Berechnung der Zahllast unter Umsatzsteuer mit hinein nehmen. Die Steuerschuld wird also auf Steuer berechnet, die Sie noch gar nicht erhalten haben. Das ist Liquiditäts bedrohend. Die Versteuerung nach §16 UStG wird auch Soll-Versteuerung genannt. Um für kleine Vereine solche „Liquiditätsfallen“ auszuschließen, gibt es den §20 UStG – Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten. Danach wird die Zahllast aufgrund der Umsatzsteuer berechnet, die Sie auch wirklich von Ihren Mitgliedern in Geld eingenommen haben. Ob Sie nach §20 UStG abrechnen dürfen, hängt von der Höhe der Umsätze Ihres Vereins ab. Auf Antrag beim Finanzamt kann ein Verein die Steuer nach §20 UStG berechnen, wenn sein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht höher als 500.000 € lag oder wenn er nicht buchführungspflichtig ist. Die Versteuerung nach § 20 UStG wird auch Ist-Versteuerung genannt. |
| Hinweise zu Erklärungsfristen der UStVA |
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Für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind die Abgabefristen im § 18 UStG geregelt. Danach ist die Voranmeldung stets am 10. nach Ablauf des festgesetzten Voranmeldezeitraumes abzugeben. Welcher Voranmeldezeitraum (Jahr, Kalendervierteljahr oder Kalendermonat) gilt, richtet sich nach der Höhe der Steuerschuld.
Liegen keine Zahlen zur Umsatzsteuerschuld des vorangegangenen Jahrs vor (z.B. bei Neugründung), ist vom Verein das Umsatzvolumen zu schätzen. Anhand der Zahlen entscheidet das Finanzamt, welche Fristen gelten. Bei der Umsatzsteuer besteht die Möglichkeit zur Dauerfristverlängerung um jeweils einen Monat. |
| Hinweise zur Dauerfristverlängerung |
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Für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann eine Dauerfristverlängerung beantragt werden. Wird eine Dauerfristverlängerung erteilt, kann die Umsatzsteuervoranmeldung einen Monat nach der ursprünglichen Abgabefrist beim Finanzamt eingereicht werden. Welche Abgabefrist für den Verein gilt, richtet sich nach der Höhe seiner Umsätze im Vorjahr oder bei Gründung nach den vom Verein geschätzten Umsätzen. Eine Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann monatliche, quartalsweise oder jährlich erfolgen. Bei Gewährung einer Dauerfristverlängerung müssen Vereine die zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet sind, eine Sondervorauszahlung leisten. Die Höhe der Vorauszahlung richtet sich nach der Summe der Umsatzsteuervorauszahlung des Vorjahres und beträgt 1/11 davon. Beispiel: Bei einer vorjährigen Umsatzsteuerschuld von 33.000 € beträgt die Sondervorauszahlung 3.000 €. Die Sondervorauszahlung soll den Zinsgewinn einer verspäteten Entrichtung der Umsatzsteuer beim Verein eliminieren. Die Sondervorauszahlung wird erst mit der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des Vereins durch Abzug von der Umsatzsteuerschuld wieder zurückgezahlt. Die Dauerfristverlängerung ist mit den Vordruck USt 1H beim Finanzamt zu beantragen. |
- Auswahl der Vereinsart (Fußballverein oder Spartenverein)
- Die Art der Gewinnermittlung ist bereits mit EÜR – Einnahmeüberschussrechnung vorbelegt und kann für Vereine die zur Buchführung aufgefordert wurden (Bilanzierung) geändert werden
- Kleinunternehmerregelung
- Option zum EG-Erwerb
- Besteuerungsart (Eingabe nur möglich wenn Kleinunternehmerregelung = Nein): Die Besteuerungsart legt fest, ob die Umsatzsteuer nach der „Soll“ oder „Ist“ Versteuerung abgeführt werden soll
- Erklärungsfristen der UStVA (Eingabe nur möglich wenn Kleinunternehmerregelung = Nein): Mit Hilfe der Umsatzsteuervoranmeldung (kurz UStVA) wird die Umsatzsteuerzahllast dem zuständigen Finanzamt mitgeteilt. Dabei gelten unterschiedliche Fristen.
- Dauerfristverlängerung (Eingabe nur möglich wenn Kleinunternehmerregelung = Nein): Mit Hilfe der Dauerfristverlängerung kann die jeweilige Frist zur Abgabe der UStVA um einen Monat verlängert werden.
- Offene Posten Dieser Parameter regelt, ob Ihr Verein mit Offenen-Posten buchen möchte. Offene Posten sind Informationen zu noch nicht gezahlten Rechnungen bzw. Gutschriften. Die Offenen-Posten werden bei der Eingabe der Buchungen automatisch verwaltet, wenn zusammen mit einem Personenkonto (Mitglied, Kunde, Lieferant) gebucht wird. Sie bilden gleichzeitig die Basis für das Erstellen von Mahnungen oder das automatische Zahlwesen.
- Abteilungen Ihre DFBnet Finanz unterstützt das Buchen mit Abteilungen. Sofern Sie diesen Parameter einschalten (Klick), können Sie bei der Erfassung Ihrer Buchungen zusätzlich eine Abteilung eingeben. Bei vielen Auswertungen können Sie dann nach diesen Abteilungen selektieren.
- Veranstaltungen Ihre DFBnet Finanz unterstützt das Buchen mit Veranstaltungen. Sofern Sie diesen Parameter einschalten (Klick), können Sie bei der Erfassung Ihrer Buchungen zusätzlich eine Veranstaltung eingeben. Bei vielen Auswertungen können Sie dann nach diesen Veranstaltungen selektieren.
2.5. Einrichtungsassistent - 4/8: Finanzbuchhaltung
- Aktuelles Wirtschaftsjahr stellen Sie Ihr aktuelles Wirtschaftsjahr ein, geben Sie den BEGINN (Monat) an. Ein Wirtschaftsjahr besteht aus 14 Perioden (12 Buchungsmonate, 2 Perioden für Abschlussarbeiten). Bitte Hinweis in Kapitel 1.3 beachten.
- Beginn hier wird der Beginn Ihres Wirtschaftsjahres eingegeben. Damit können auch Wirtschaftsjahre abgebildet werden, die nicht im Januar beginnen. Beginnt Ihr Wirtschaftsjahr beispielsweise im Juli, dann umfasst Ihr Wirtschaftsjahr 2014 den Zeitraum Juli 2013 bis Juni 2014. Dabei entspricht die 1. Periode dem Juli, die 2. Periode dem August, usw.
- Kontenrahmen in DFBnet Finanz ist bereits ein kompletter Standardkontenrahmen (SKR49) speziell für Vereine hinterlegt. In diesem Kontenrahmen, der den Standard der DATEV entspricht, sind alle relevanten Konten zur Buchung Ihrer Geschäftsvorfälle hinterlegt.
- Kontenbereiche diese Einstellungen regeln, in welchen Nummernbereichen sich die einzelnen Kontengruppen befinden. Die Felder sind bereits vorbelegt und nicht änderbar.
2.6. Einrichtungsassistent - 5/8: Bankverbindungen
Ihre Bankverbindung wurde bereits aus DFBnet Verein übernommen. Bitte ergänzen Sie gegebenenfalls noch die fehlenden Informationen. Das Programm verfügt über eine komplette Liste der deutschen Geschäftsbanken, die Sie einfach über „Klick auf die Lupe“ im Feld Bankleitzahl oder Bankname abrufen können.
- Bank-Suchfeld Diesem Eintrag kommt eine besondere Bedeutung zu, da Sie die hier hinterlegte Bezeichnung beim „Bank buchen“ verwenden können.
- Sachkonto in Fibu hier geben Sie das Konto aus der Buchhaltung an, auf welches die Buchungen für diese Bank gebucht werden sollen. Eine Liste der möglichen Konten erhalten Sie durch „Klick auf die Lupe“. Sind zusätzliche Bankkonten erforderlich, sind diese vorher mittels Kopieren einzurichten.
- Geldtransit hier geben Sie das Konto aus der Buchhaltung an, auf welches die Buchungen beim automatischen Zahlungsverkehr für diese Bank gebucht werden sollen. Eine Liste der möglichen Konten erhalten Sie durch „Klick auf die Lupe“.
2.7. Einrichtungsassistent - Seite 6/8: Zahlungs-/Mahnungsstrategie
Sofern Sie in der Programmeinrichtung (Seite 3 von 7) „Offene Posten“ aktiviert haben, können Sie auf dieser Seite die Eckdaten für Ihr Mahn-/Zahlwesen einstellen.
- Zahlungsstrategie Ihre Eingaben in diesem Block definieren das Verhalten von DFBnet Finanz bei der Erstellung von Zahlvorschlägen.
Beispiel: Nettofälligkeit: 01.03.2014 Karenztage (nettofällig): 7 Termin für Zahlvorschlag: 08.03.2014 - Zahlungsstrategie; hier stellen Sie ein, wann ein Offener Posten in einen Zahlvorschlag aufgenommen werden soll.
- Mindest-Zahlbetrag; hier Betrag eingeben, den ein Offener Posten mindestens haben muss, damit er bei der Erstellung eines Zahlvorschlages berücksichtigt wird.
- Tage zwischen zwei Zahlungsläufen; hier stellen Sie ein, in welchem zeitlichen Abstand (in Tagen) Sie Ihre Lieferanten bezahlen möchten.
- Karenztage (netto/Skonto); hier geben Sie die Anzahl der Tage ein, um die eine Zahlung in der gewählten Zahlungsstrategie verzögert werden soll. Ein Offener Posten wird dann erst bei Erreichen der Fälligkeit zuzüglich der eingestellten Karenztage in den Zahlvorschlag aufgenommen.
- Mahnungsstrategie Ihre Eingaben definieren das Verhalten von DFBnet Finanz bei Erstellung von Mahnungen.
- Mindest-Mahnbetrag hier den Betrag eingeben, den ein Offener Posten mindestens haben muss, damit er bei der Erstellung eines Mahnvorschlages berücksichtigt wird.
- Tage zwischen zwei Mahnungsläufen hier stellen Sie in welchen zeitlichen Abständen (in Tagen) Sie jeweils Ihre Mitglieder/Kunden mahnen möchten.
- Anzahl Mahnstufen hier geben Sie die Anzahl der Mahnstufen für Ihr automatisches Mahnwesen ein. DFBnet Finanz erstellt dann – sofern nötig – die Mahnungen für diese Mahnstufen. Hat ein Offener Posten die Anzahl der Mahnstufen erfolglos durchlaufen, wird er in eine gesonderte Liste (Rechtsfall-Liste) aufgenommen.
2.8. Einrichtungsassistent - Seite 7/8: Sonderkonten Saldovorträge
Zuordnung der Sonderkonten für Saldovorträge
Die Vorbelegung sollte nicht geändert werden
2.9. Einrichtungsassistent - Seite 8/8: Speichern
Die letzte Seite des Einrichtungsassistenten dient der endgültigen Speicherung Ihrer Eingaben. Diese können später durch erneuten Aufruf des Einrichtungsassistenten oder unter Grundlagen > Mandant geändert bzw. ergänzt werden.
Weiter mit Klick auf Speichern
Ergänzen Sie anschließend unbedingt Ihre Benutzerdaten unter Grundlagen > Benutzerverwaltung, über Klick auf das Stiftsymbol. Geben Sie Ihren Nachnamen und Vornamen ein und speichern diese ab.
Texte mit freundlicher Genehmigung der DFB Medien GmbH / letzte Bearbeitung 01.05.2018 (FZi)