Eine der wichtigsten Aufgaben einer Vereinsverwaltung ist der Beitragseinzug. Dabei stellt sich jedem Tester die gleichlautende Frage:

Hat die Vereinsverwaltung die gleichen Beitragsgestaltungsmöglichkeiten wie meine aktuelle Software?

 

Wenn "nicht" ist eine umfangreiche strukturelle Änderung der Beiträge nötig und dies ist ziemlich unwahrscheinlich - es sei denn man wollte sowieso von vorne beginnen.

Die folgende Übersicht hat den Anspruch einem Teststeller einen Überblick zu verschaffen welche Möglichkeiten ihm mit der Online Vereinsverwaltung offenstehen.

1.0 Grundlegendes
1.1 Jeder Beitrag hat die Zahlweise jährlich, halbjährlich, quartalsmässig, monatlich und einmalig zur Verfügung. Sie können mehrere Zahlweisen bei einem Mitglied aufführen. So finden sich einmalige Beiträge über die die Aufnahmegebühr abwickelt wird neben einem z.B. jährlichen Mitgliedsbeitrag.
1.2 Jeder Beitrag wird grundsätzlich anteilig vom Geschäftsjahresbeginn an berechnet, wenn der Beitragsstart nicht genau am Geschäftsjahresbeginn startet. Um Vereinen trotzdem die Möglichkeit zu bieten, einen vollen Beitrag auch bei unterjährig eingetretenen Mitgliedern zu berechnen, erlauben wir auch eine abweichende Einstellung des Beitragsstarts zu den Eintrittsdaten. So darf ein Mitglied den Beitragsstart auf dem 01.01 des Jahres stehen lassen, den Vereinseintritt und den Abteilungseintritt erst "zum realen Datum" danach.
1.3 Jeder Beitrag kann vom Mitglied per Lastschrift, Rechnung oder Bar bezahlt werden. Wir spechen hier von Zahlungsart.
1.4 Jedes Mitglied kann mehrere Abteilungen und mehrere Beiträge mit jeweils festen oder im Falle der variablen Beiträge mit abweichenden Beträgen zugeordnet bekommen.
1.5 Jedes Mitglied kann einen sogenannten abweichenden Zahler haben, der dann "alle" Beiträge des Mitglieds zahlt.
1.6 Falls Sie einen Zahler haben, der kein Mitglied ist, können Sie natürlich auch einfach die Zahlungsdaten des Mitglieds anpassen und andere Kontenverbindungen und einen anderen Kontoinhaber separat eintragen. Der Kontoinhaber ist frei editierbar.

 

2.0 ... und Besonderes bzw. Abweichendes:
2.1

Jeder Beitrag wird üblicherweise fällig einen Tag nach dem zuletzt gesetzten "Gebucht bis" Datum bei Bestandsmitgliedern oder ab dem Beitragsstart bei Neumitgliedern. Sie aber auch direkt beim Mitglied das Fälligkeitsdatum per Hand anpassen und so dafür sorgen, dass ein Beitrag zu unterschiedlichen Datumsangaben gefordert wird. So erlauben einige Vereine Ihren Mitgliedern den Beitrag "X" zum 1. oder zum 15 einzuziehen. Das Fälligkeitsdatum wird dann automatisch nach dem Forderungslauf um den Zahlungsintervall vorgesetzt.

Bitte beachten Sie dass das Fälligkeitsdatum "hier" nichts mit dem Bankeinzugsdatum zu tun hat!
2.2 Der Familienbeitrag ist ein Beitragscontainer. Ein Beitrag der mehrere Beiträge beinhaltet. Welcher Betrag verwendet wird hängt von der eingestellten Anzahl an Personen ab die einem Familienbeitrag zugeordnet wurden. Der dem der Beittrag zugeordnet wurde ist der Zahler.
2.3 Neben der festen Betragszuordung zu einem Beitrag kann man beim Mitglied auch in der Betragshöhe abweichen. Über variable Beiträge kann bei jedem Mitglied sowohl Betragshöhe und Zahlweise individuell nachjustiert werden.
2.4 Jeder variable Beitrag muss auf einem Grundbeitrag basieren der einmal in der Administration vorgelegt wurde. Aus dem Grund kann man einem individuellen Beitrag auch vor Änderungen in der Administration schützen - wir setzen sogenannte Sperrvermerke.
2.5 Neben diesem variablen Beitrag beim Mitglied erlauben wir auch die hinzunahme eines konstanten Wertes mit einem Faktor.
– So können die Kleingärtner den Wasserpreis (für alle gleich hoch) mit der freien Anzahl an Litern Wasser je Mitglied berechnen.
– Die Bootsbesitzer verrrechnen ihre Liegeplätze ähnlich oder ein Seglerverein seine Flugstunden.
2.6 Die altersabhängigen Beiträge wiederum ähneln sehr dem Familienbeitrag. Auch hier wird ein Beitragscontainer erzeugt der diesmal anstatt einer Anzahl von Personen einen Beitrag zuzuordnen ein "Mitgliedsalter" verwendet. Der Beitrag wird je nachdem, wie alt das Mitglied zum Forderungszeitpunkt war berechnet. Dabei haben wir auch mit beitragsfreien Mitglieder mit 0,00 Euro gearbeitet.

 

Ein Hinweis: Je vielfältiger die Möglichkeiten der Beitragsgestaltung, je schneller geht die Übersicht verloren, wer wann was zu zahlen hat. Insofern sollte sich jeder Verein bei der Beitragsgestaltung einen Plan zurechtlegen wie er mit dem Thema umgeht.

Letztes Update 23.02.2015 (FZi)